În primul rând și cel mai probabil, tu nu ai nevoie de o imprimantă pentru afacerea ta: ai nevoie de o imprimantă multifuncțională care să incorporeze cât mai multe opțiuni într-un echipament compact, ușor de folosit și care ține pasul cu afacerea ta.
Imprimantele multifuncționale destinate afacerilor de dimensiuni mici și medii consolidează imprimarea, copierea, scanarea și/sau trimiterea prin fax într-o singură ”mașinărie” – soluția perfectă pentru business-urile care vor să reducă costurile și să optimizeze fluxul de muncă.
Însă ce te faci când lista de opțiuni este descurajant de lungă și nu știi exact care alegere va fi cea mai bună pentru proiectele tale?
Simplu: parcurge lista de mai jos și asigură-te că noua achiziție se bazează pe o analiză obiectivă și realistă a nevoilor afacerii tale – scopul unei imprimante multifuncționale este de a-ți face viața mai ușoară.
1. Care sunt cerințele tale?
Aici nu vorbim doar despre copiere și imprimare – ele sunt baza! Pe lângă aceste două funcții trebuie să te gândești și la management-ul documentelor, la reducerea consumului de hârtie și la un workflow simplificat.
- Care va fi volumul zilnic/lunar de lucru: imprimare, copiere, scanare.
- Vor exista perioade de vârf în care echipamentul va fi folosit mai mult?
- Ai nevoie de imprimare alb-negru sau și de imprimare color?
- Ai nevoie de destinații unde documentele scanate vor fi salvate: email, desktop, locații remote, etc.?
2. Care este costul estimat al investiției?
Nu privi doar costul inițial al echipamentului pe care ți-l dorești. Dacă vei lua în calcul și consumabilele, vei observa că o imprimantă cu un cost inițial foarte prietenos, se poate transforma într-o gaură bugetară când vine vorba de alimentarea cu consumabile. La fel, dacă un echipament este greu de întreținut și nu este fiabil, costul acela inițial se va pierde ca factor decisiv.
- Furnizorul echipamentului îți poate pune la dispoziție informații obiective care te pot ajuta în estimarea costurilor pe termen lung?
- Cât de mult îmbunătățește imprimanta multifuncțională producția și distribuirea documentelor?
- Prețul este competitiv cu aceleași funcții efectuate de echipamente separate?
- Costurile consumabilelor sunt competitive?
- Design-ul este destul de compact pentru a economisi spațiu în birou?
3. Cât de ușor va fi de integrat noul echipament?
Aici vorbim atât de conectivitate, cât și de training atunci când vine vorba de utilizarea echipamentului. Există tutoriale care te vor ghida de la instalare la utilizare?
Dacă echipa ta lucrează de pe mai multe dispozitive (tablete, smartphone, laptop, etc.), atunci ai nevoie de o imprimantă multifuncțională conectată la WiFi. Astfel vei putea folosi echipamentul lejer fără teamă împiedicării de diverse cabluri.
- Furnizorul îți oferă software care configurează, administrează, monitorizează și creează rapoarte pentru modul în care este folosit echipamentul?
- Imprimanta multifuncțională se va integra rapid în structura ta de stocare și administrare de documente?
- Se poate scana direct în calculatorul unui utilizator pentru vizualizare instantă?
- Se pot crea fișiere tip PDF cu funcție de căutare?
4. Imprimanta multifuncțională va fi ușor de folosit?
Ai nevoie de interfață intuitivă, training minim și accesare rapidă la suport și documentație.
Cele mai noi imprimante multifuncționale oferă interfață tip-tabletă: cu o singură atingere sau un swipe poți customiza lista de aplicații pentru uz recurent.
De asemenea, conectivitatea la cloud și la mobil permit lucrul de oriunde. Aplicațiile devin astfel scurtături pentru descărare, imprimare, scanare și distribuire de documente din orice locație.
- Intefața cu funcțiile multifuncționalei este intuitivă?
- De cât training are nevoie echipa ta pentru a lucra eficient cu noul echipament?
- Echipamentul lucrează la fel de bine atunci când vine vorba de copiere, imprimare, scanare sau trimitere prin fax?
5. Cât de MULTIfuncțională este imprimanta ta?
Dacă achiziționezi un echipament multifuncțional, atunci acesta trebuie să fie capabil de multi-tasking: dacă un utilizator are nevoie de imprimare fix în momentul în care altcineva scanează, este posibil ca ambele operațiuni să aibă loc în același timp? Dacă funcțiile multiple nu sunt disponibile în același timp, atunci există riscul timpilor morți în cadrul sarcinilor zilnice.
- Imprimanta multifuncțională îmbunătățește productivitatea echipei prin programarea job-urilor de imprimare, copiere, etc. fără a afecta rezultatele finale ale proceselor?
6. Cât de sigură este imprimanta ta multifuncțională?
Dacă nu sunt concepute corect, imprimantele multifuncționale sunt o poartă perfectă pentru breșe în securitatea companiei tale. Cea mai bună metodă de prevenție este să alegi echipamente care depășesc standardele industriei pentru prevenția intrușilor, pentru detectarea device-urilor necorespunzătoare și pentru criptarea datelor. Încearcă să găsești echipamente care lucrează cu experți în securitate (McAfee și Cisco).
7. Care este suportul oferit de furnizor?
Atunci când investești într-o imprimantă multifuncțională, trebuie să ai și garanția suportului din partea furnizorului. Acesta îți poate furniza soluții performante de optimizare, de reducere a consumului de resurse și de înlocuire a echipamentului în cazul defecțiunilor inopinate.
Un partner bun în acest domeniu își schimbă abordarea în funcție de gradul de dezvoltare al afacerii tale.
- Furnizorul îți oferă sisteme sigure de administrare și raportare?
- Furnizorul îți pune la dispoziție diagnostic și service remote și proactivitate în comandarea consumabilelor?
- Calitatea serviciilor rămâne constantă?
Atunci când vine vorba de ultimul item de pe lista de mai sus, 2M Digital este lider de piață în România pentru serviciile de imprimare și MPS (administrarea mediului de print). Dacă ai nevoie de opinia unui specialist în domeniu sau de suport permanent în administrarea echipamentului tău, atunci echipa 2M Digital este la dispoziția ta cu soluții proactive și optimizate nevoilor tale de business.
Contactează-ne acum și alege cea mai bună soluție de imprimare pentru planurile tale de viitor!
