Orice companie de dimensiuni rezonabile are o arhivă fizică: facturi, contracte, cereri de concediu și bibliorafturi pline de hârtii care ești sigur că sunt importante și pe care nu ai risca să le reciclezi.
Evident că această arhivă ocupă un spațiu considerabil din biroul tău, spațiu care poate ar putea fi folosit pentru ceva mai plăcut din punct de vedere estetic. Dar ce poți face cu toată arhiva pe care ai strâns-o de-a lungul anilor?
Răspunsul este un singur cuvânt: digitalizare.
Răspunsul în mai multe cuvinte: cu un scaner de birou atent ales te poți asigura că fiecare document este păstrat atent și instant accesibil (spre deosebire de ritualul căutării în 10 bibliorafturi pentru ca documentul căutat să fie în al 11-lea).
Un scaner de birou îți oferă trei pași rapizi pentru o arhivă demnă de secolul 21: scanezi, salvezi și stochezi.
Pasul 1: scanarea documentelor
Probabil că ai o imagine în minte: cutii infinte de documente și un angajat nefericit care trebuie să introducă arhiva foaie cu foaie, pierzând astfel ore importante în care ar putea face ceva util.
Vestea bună este că imaginea ta a murit destul de recent.
Astăzi, scanerele de birou simplifică enorm de mult partea de scanare a documentelor. Nu mai este nevoie să stai lângă aparat și să îl hrănești cu documente. Scanerele de birou moderne permit funcția de sheet feed: tu plasezi teancul de documente în ”sertarul” special creat, iar scanerul va lua fiecare coală în parte și o va scana impecabil.
Pasul 2: salvarea documentelor
Scopul întregii operații este de a transfera toate documentele tale din format fizic în format electronic.
Funcțiile integrate ale scanerelor de birou îți permit nu numai salvare personalizată a documentelor, cât și convertirea documentelor în texte editabile sau în fișiere PDF criptate (pentru un plus de securitate) datorită abilității de OCR.
OCR – optical character recognition – este conversia imaginilor scrisului (documente scrise de mână sau imprimate) în text care este recognoscibil de un calculator și este principala armă din arsenalul digitalizării.
Prin OCR documentele tale devin searchable: un cuvânt frumos din engleză care înseamnă că vei putea da CTR+F în orice document și vei găsi informația pe care o căutai.
Înlocuiești ore de căutare prin bibliorafturi cu două butoane simple din tastatură.
Pasul 3: stocarea documentelor
Procesul de digitalizare implică și stocarea inteligentă a arhivei.
Scanerele de birou îți oferă mai multe opțiuni de ”scanare către”:
- foldere din PC
- site-uri FTP
- unități USB
- SharePoint
- cloud
Astfel tu te poți asigura că fiecare document ajunge într-o locație bine stabilită de unde poate fi recuperat cu o simplă serie de click-uri sau trimis rapid către destinatar.
Dacă vrei ca orice document din arhiva ta să fie instant accesibil și ca business-ul tău să se bucure de mai mult spațiu fizic, atunci te invităm să vizualizezi oferta 2M Digital de scanere de birou.
Îți punem la dispoziție cele mai performante modele de scanere pentru birou: HP și Xerox, iar în funcție de nevoile companiei tale, îți creăm o ofertă personalizată pentru ca tu să te bucuri cât mai repede de avantajele digitalizării.
