Mai ții minte când în gimnaziu sau în liceu mergeam pe principiul: ferice de cel ce are imprimantă acasă? Una la mână, avea cele mai frumoase referate și doi la mână, era și foarte popular – toată lumea îi cerea favoruri de imprimare (până ce cartușul începea să se termine și atunci vedeai cu adevărat cine îți este prieten).
Între timp acest aer mistic a dispărut și niciun birou nu este complet fără măcar o imprimantă. Însă într-un mediu de business în permanent flux, o singură imprimantă care nu face decât să tipărească este deja prea puțin.
Astfel din ce în ce mai multe afaceri aleg să se reorienteze spre imprimante multifuncționale.
În esență alegerea este destul de simplă: ai toate funcțiile într-un singur echipament și o listă serioasă de beneficii:
- Economisești spațiu: în loc să ai o flotă întreagă împărțită în întregul birou și care ocupă mai mult spațiu util, te bucuri de o multifuncțională puternică și compactă care imprimă, scanează, trimite prin fax/email și care poate avea mai multe opțiuni și funcționalități care economisesc timp.
- Mai puține cabluri: uită de cabluri de care se împiedică toată lumea! O multifuncțională nu are nevoie decât de un singur cablu de alimentare. Cele mai noi modele oferă opțiuni de conexiune via Wi-fi sau Bluetooth. Astfel nu toată lumea are nevoie de o conexiune fizică sau nu depinde de un singur coleg care să se ocupe de operațiuni.
- Economisești bani: în primul rând, o multifuncțională consumă mai puțin decât trei echipamente separate. De asemenea, nu va trebui să iei în calcul decât un singur set de costuri de mentenanță sau consumabile.
- User-friendly: multifuncționalele vin cu o gamă largă de funcționalități și aplicații. Asta înseamnă că echipei tale îi va fi mai ușor să își facă treaba fără să treacă prin ore lungi de training-uri. De asemenea, vei putea face o treabă bună fără a fi nevoie să dai drumul la un șir lung de echipamente.
Cum să îți alegi imprimanta multifuncțională?
În primul rând, gândește-te la funcția ei primară: imprimarea. Astfel ia în calcul următorii factori:
- Volumul de imprimare zilnic/lunar: câte pagini trebuie imprimate în biroul tău?
- Tipul de hârtie de care vei avea nevoie: A4 standard, A5, plicuri, etichete, hârtie foto, hârtie reciclată, carton gros, etc.
- Monocrom/color: vei avea nevoie doar de imprimare alb/negru sau domeniul tău de activitate implică materiale în culori vibrante?
- Imprimare față/verso: într-un birou cu flux ridicat de documente lungi vei avea nevoie de imprimare rapidă (și prietenoasă cu mediul) față/verso.
A doua funcție a unei imprimante multifuncționale este de obicei cea denumită generică de xeroxare. Se aplică tot cam aceiași factori ca cei de mai sus:
- Tipul de hârtie și mărimile standard
- Viteza de copiere atunci când vorbim de volume mari de hârtie
- Copiere față/verso
Trecem acum la funcția #3: scanare. Pe lângă scanarea tradițională document-fișier, cele mai noi multifuncționale permit: transmiterea imaginilor scanate direct pe un stick USB, către adrese de email presetate sau le pot salva pe serverul companiei.
Mai avem o singură funcție: trimiterea prin fax. O rămășiță a unei epoci pre-digitale, încă mai există unele birouri în care un fax este necesar așa că este o funcție utilă de avut la purtător.
Am vorbit despre lipsa cablurilor. Imprimantele multifuncționale permite conexiune la PC, laptop, tabletă, smartphone – totul fără fire, doar prin Wi-fi sau Bluetooth.
Imaginează-ți cât de bine este atunci când ai un document pe telefon și tot ce trebuie să faci este să te conectezi la imprimanta biroului și dă dai un print rapid. Sau cum cineva care se află într-o altă cameră poate imprima rapid un document fără să fie nevoie să abuzeze de conexiunea USB a unui alt coleg.
Fiecare birou are nevoie de o multifuncțională adaptată nevoilor sale, mărimii și practicilor de business. Astfel poate ar fi bine să te gândești la închirierea echipamentului – am mai vorbit despre asta într-un articol anterior. Costurile vor fi mai reduse și te poți bucura de echipamente de ultimă generație fără a încasa o lovitură financiară serioasă.
Dacă nu ești sigur în privința factorilor de mai sus, atunci te invităm să contactezi un expert 2M Digital. Avem o experiență de peste 20 de ani în domeniul soluțiilor de imprimare. Împreună vom stabili care sunt obiectivele tale de business, care sunt nevoile tale reale legate de mediul de print și îți vom crea o ofertă personalizată care te va ajuta să profiți de cele mai noi inovații în domeniu. Suntem doar la un telefon distanță!
